Política de privacidade
e Proteção de Dados

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Victtor Vinicius de Souza Santana

Canal de atendimento: dpo.victtor@santanaemarcolino.com

Esta Política explica, de forma simples, como o Serviço Registral de Imóveis, Títulos e Documentos, Pessoa Jurídica e Protesto de Chapadão do Sul-MS trata dados pessoais no atendimento ao público, na prática de atos registrais e notariais, nos canais eletrônicos e nas rotinas administrativas. Nosso compromisso é proteger a privacidade das pessoas, preservar a segurança das informações e cumprir as obrigações legais da atividade cartorária.

1. Entenda os principais termos

Alguns termos aparecem com frequência quando falamos de privacidade e proteção de dados. Veja abaixo o significado deles em linguagem simples.

Definição prática

Dado pessoal

Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, como nome, CPF, endereço, telefone, e-mail, assinatura, imagem, número de matrícula, dados constantes de títulos, certidões, registros e documentos apresentados à serventia.

Dado pessoal sensível

Dado pessoal que exige maior cuidado, como informação sobre saúde, biometria, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, dado genético ou outro dado sensível previsto na LGPD.

Titular

Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais tratados pela serventia, incluindo usuários dos serviços, partes de atos, representantes, colaboradores, fornecedores, visitantes e demais pessoas identificadas nos documentos.

Tratamento de dados pessoais

Toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, recepção, consulta, qualificação, registro, averbação, arquivamento, armazenamento, compartilhamento, transmissão, eliminação, conservação e acesso.

Controlador

Pessoa natural ou jurídica responsável pelas decisões sobre o tratamento de dados pessoais. No contexto desta Política, é o titular responsável pela delegação da serventia, no exercício da atividade típica registral e notarial.

Operador

Pessoa natural ou jurídica que realiza tratamento de dados pessoais em nome do controlador, como fornecedores de sistemas, suporte técnico, armazenamento, contabilidade, serviços administrativos ou tecnologia contratada.

Encarregado

Pessoa indicada para atuar como canal de comunicação entre a serventia, os titulares de dados, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os órgãos de fiscalização competentes.

ANPD

Autoridade Nacional de Proteção de Dados, órgão responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD no Brasil.

Anonimização

Uso de meios técnicos razoáveis para impedir que um dado seja associado, direta ou indiretamente, a uma pessoa natural identificada ou identificável.

Segurança da informação

Conjunto de medidas administrativas, técnicas e organizacionais destinadas a proteger dados, sistemas, documentos, acervos e serviços contra acessos indevidos, alterações, perdas, vazamentos, indisponibilidades e outros riscos.

Confidencialidade

Garantia de que informações sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas e para finalidades legítimas, observados o sigilo funcional, as permissões de acesso e a legislação aplicável.

Integridade

Garantia de que dados, registros, documentos, sistemas e acervos permaneçam completos, corretos e protegidos contra alteração indevida, perda ou corrupção.

Disponibilidade

Garantia de que sistemas, documentos, dados e serviços estejam acessíveis aos usuários autorizados quando necessários, inclusive em situações de contingência.

Autenticidade

Garantia de que um ato, documento, registro, assinatura, usuário ou operação corresponde à sua origem ou autoria declarada, preservando a confiança e a segurança jurídica.

Rastreabilidade

Capacidade de identificar e reconstruir eventos relevantes, como quem acessou, quando acessou, qual operação realizou, em qual sistema e com qual resultado, por meio de registros, logs e trilhas de auditoria.

Logs ou trilhas de auditoria

Registros técnicos de acessos, eventos e operações realizadas em sistemas, utilizados para auditoria, investigação de incidentes, comprovação de conformidade e reconstrução de fatos.

Backup

Cópia de segurança de dados, sistemas, documentos ou acervos digitais, mantida para possibilitar recuperação em caso de falha, perda, indisponibilidade, incidente ou desastre.

Criptografia

Técnica de proteção que transforma informações em formato ilegível para pessoas não autorizadas, protegendo dados em trânsito, em repouso, em backups, mídias e integrações eletrônicas.

2. Para que serve esta Política

Esta Política foi criada para informar ao público quais dados pessoais podem ser utilizados pelo Cartório, por quais motivos, com quem podem ser compartilhados, por quanto tempo podem ser guardados e quais cuidados são adotados para protegê-los.

Ela se aplica a todas as pessoas que utilizam os serviços do Cartório, incluindo usuários, partes de atos, representantes, procuradores, visitantes, colaboradores, fornecedores e outras pessoas cujos dados constem em documentos apresentados ou produzidos pela serventia.

3. Quais normas seguimos

o   Lei n. 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

o   Lei n. 6.015/1973 — Lei de Registros Públicos.

o   Lei n. 8.935/1994 — Lei dos Serviços Notariais e de Registro.

o   Provimento CNJ n. 213/2026, que dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação para garantir segurança, integridade, disponibilidade, autenticidade, rastreabilidade e continuidade dos serviços notariais e de registro, revogando o Provimento CNJ nº 74/2018.

o   Provimento CNJ n. 149/2023 — Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça do Foro Extrajudicial, e suas alterações posteriores.

o   Provimento n. 50/2015 do CNJ

o   Normas da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Mato Grosso do Sul aplicáveis à atividade extrajudicial.

o   Orientações, regulamentos e normas emitidos pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

4. Nossos compromissos com seus dados

Tratamos dados pessoais apenas quando há uma finalidade legítima, especialmente para prestar serviços registrais e notariais, cumprir obrigações legais e garantir a segurança dos atos. Buscamos usar somente os dados necessários, manter as informações corretas, proteger os registros contra acesso indevido e explicar com transparência como os dados são utilizados.

5. Quem é responsável pelo tratamento dos dados

O responsável pela delegação do Cartório é quem decide, dentro dos limites da lei, como os dados pessoais são tratados para a prestação dos serviços. Os colaboradores e prepostos acessam informações apenas quando necessário para realizar suas atividades.

O Encarregado pelo tratamento de dados pessoais é a pessoa indicada para receber dúvidas e solicitações sobre privacidade e proteção de dados. Ele também orienta a equipe e apoia o cumprimento da LGPD.

Quando contratamos fornecedores que possam ter acesso a dados pessoais, exigimos cuidados de confidencialidade, segurança, finalidade e cooperação em caso de incidentes.

6. Quais dados pessoais podemos tratar

Dependendo do serviço solicitado, podemos tratar informações como nome, CPF, RG, estado civil, profissão, endereço, telefone, e-mail, dados de imóveis, informações financeiras, dados de representantes legais, documentos apresentados, títulos, contratos, procurações, certidões, matrículas, registros, averbações e protocolos.

Em algumas situações, documentos podem conter dados sensíveis, como biometria ou informações de saúde. Esses dados são tratados apenas quando necessários para cumprir a lei, identificar corretamente a pessoa, prevenir fraudes, proteger direitos ou atender determinação de autoridade competente.

Nos canais digitais, também podem ser registrados dados técnicos, como data e hora de acesso, endereço IP, identificadores de dispositivo, protocolos de atendimento e registros de segurança, para proteger os sistemas e manter a rastreabilidade das operações.

7. Por que usamos dados pessoais

o   Praticar atos inerentes aos serviços de registro de imóveis, títulos e documentos, pessoa jurídica e protesto.

o   Receber, qualificar, registrar, averbar, anotar, arquivar, certificar, comunicar e conservar atos e documentos.

o   Cumprir obrigações legais, regulatórias e normativas perante órgãos públicos, Poder Judiciário, Corregedorias, centrais eletrônicas e demais autoridades competentes.

o   Atender solicitações, requerimentos, consultas, contatos e manifestações de titulares e usuários.

o   Prevenir fraudes, garantir segurança física e lógica, preservar evidências e manter trilhas de auditoria.

o   Gerenciar relações de trabalho, contratação de prestadores, fornecedores, contabilidade, obrigações fiscais, trabalhistas e administrativas.

o   Atender ordens judiciais, requisições legais e procedimentos de fiscalização.

Na maior parte das vezes, o tratamento dos dados ocorre porque o Cartório precisa cumprir uma obrigação legal ou exercer uma atribuição pública delegada. Em situações específicas, também podemos tratar dados para exercer direitos, proteger a segurança, atender solicitações do usuário ou, quando necessário, com consentimento.

8. Seus direitos como titular de dados

Você pode entrar em contato conosco para tirar dúvidas e solicitar informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais, conforme previsto na LGPD.

Entre os direitos previstos estão a confirmação de tratamento, o acesso aos dados, a correção de informações incompletas ou desatualizadas, informações sobre compartilhamento e a oposição a tratamento irregular. O atendimento poderá ter limites quando houver obrigação legal de conservar documentos, publicidade registral, sigilo legal, proteção de terceiros ou necessidade de seguir procedimento próprio.

Pedidos de alteração em registros, matrículas, averbações, títulos ou documentos arquivados devem seguir as regras legais próprias da atividade cartorária. Em muitos casos, não é possível alterar ou apagar informações apenas por solicitação simples, pois o Cartório tem dever legal de conservação e segurança jurídica.

Direitos dos titulares: as solicitações serão avaliadas conforme a LGPD e as limitações próprias da atividade registral e notarial, especialmente quando houver obrigação legal de conservação, publicidade registral, segurança jurídica ou necessidade de procedimento específico.

9. Com quem podemos compartilhar dados

Podemos compartilhar dados quando isso for necessário para cumprir a lei, prestar o serviço solicitado ou atender autoridades competentes. Isso pode envolver órgãos públicos, Poder Judiciário, Corregedorias, centrais eletrônicas, entidades legalmente autorizadas e prestadores de serviços contratados para apoio operacional, tecnológico, contábil, jurídico ou de segurança.

O Cartório não vende dados pessoais e não usa informações registrais para marketing ou finalidades incompatíveis com a prestação do serviço público delegado.

10. Como protegemos as informações

·   Governança formal de tecnologia da informação e segurança da informação, com responsáveis definidos, políticas documentadas, inventário de ativos e evidências de conformidade.

·   Controle de acesso físico e lógico, com contas individuais, privilégios mínimos, autenticação forte ou multifator para acessos administrativos e sistemas críticos, revisão periódica de perfis e bloqueio de credenciais inativas.

·   Proteção criptográfica dos dados em trânsito e em repouso, incluindo sistemas, bancos de dados, documentos digitalizados, mídias, cópias de segurança e integrações eletrônicas, sempre que tecnicamente aplicável.

·   Registro, retenção e análise de trilhas de auditoria e logs de operações relevantes, permitindo identificar quem acessou, quando acessou, o que foi realizado e qual sistema ou recurso foi utilizado.

·   Proteção de estações, servidores, redes, sistemas, conexões remotas e perímetro tecnológico, com mecanismos de prevenção, detecção e resposta a ameaças, vulnerabilidades, malware e acessos não autorizados.

·   Política de cópias de segurança com backups automatizados, redundância, armazenamento seguro, segregação lógica ou física, proteção contra alteração indevida e testes periódicos de restauração.

·   Monitoramento contínuo, gestão de vulnerabilidades, atualização de sistemas, capacitação de usuários, classificação de incidentes, documentação de evidências e melhoria contínua dos controles.

Compromissos de segurança: a serventia deve manter controles técnicos e administrativos proporcionais ao risco, com foco em confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade, rastreabilidade, continuidade e recuperação segura dos serviços.

11. Continuidade dos serviços e recuperação em caso de falhas

O Cartório adota medidas para manter seus serviços funcionando com segurança e para recuperar sistemas e informações em caso de falhas, incidentes tecnológicos ou indisponibilidade. Essas medidas incluem planos de continuidade, planos de recuperação, backups e procedimentos de contingência.

Também realizamos testes e registros internos para demonstrar que os controles de segurança e recuperação estão funcionando de forma adequada, conforme os requisitos aplicáveis aos serviços notariais e de registro.

12. Registros internos e melhoria contínua

Mantemos registros internos sobre atividades de tratamento de dados, sistemas utilizados, fornecedores, medidas de segurança, prazos de guarda e fluxos de compartilhamento. Esses registros ajudam o Cartório a organizar suas responsabilidades e demonstrar conformidade com a LGPD e com as normas do CNJ.

Quando uma atividade puder gerar risco relevante aos titulares, o Cartório poderá avaliar impactos e adotar medidas adicionais para reduzir riscos e proteger melhor os dados pessoais.

13. Por quanto tempo guardamos dados e documentos

Documentos, livros, matrículas, registros, averbações, protocolos, títulos e demais informações relacionadas à atividade registral e notarial são guardados pelos prazos exigidos em lei e pelas normas da Corregedoria e do Provimento n. 50/2015 do CNJ. Em muitos casos, a conservação é obrigatória para preservar a segurança jurídica e a autenticidade dos atos.

Outros documentos administrativos são mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento de obrigações legais, regulatórias ou operacionais. Quando o prazo termina e não há obrigação de guarda, o descarte é feito de forma segura.

14. O que fazemos em caso de incidente de segurança

Se houver suspeita ou confirmação de incidente que possa afetar dados pessoais, sistemas, documentos ou a continuidade dos serviços, o Cartório seguirá procedimentos internos para identificar o problema, conter riscos, recuperar a operação, registrar evidências e avaliar a necessidade de comunicação às autoridades competentes e aos titulares, quando exigido.

Também podem ser adotadas medidas corretivas para evitar que o problema volte a ocorrer, como revisão de acessos, ajustes técnicos, orientação de equipes e atualização de procedimentos.

15. Canais digitais e serviços eletrônicos

Os canais digitais, sistemas internos, centrais eletrônicas e integrações com órgãos públicos são utilizados para facilitar o atendimento e viabilizar a prestação dos serviços. Esses ambientes devem observar requisitos de segurança, disponibilidade, autenticidade, rastreabilidade e continuidade, especialmente quando envolvem documentos e dados pessoais.

16. Treinamento da equipe e fornecedores

A equipe do Cartório recebe orientações sobre privacidade, sigilo, proteção de dados e segurança da informação. Também buscamos contratar fornecedores que adotem medidas compatíveis com a LGPD e com as exigências de segurança aplicáveis aos serviços cartorários.

Documentos, registros, relatórios, inventários, comprovantes de treinamento, contratos, testes de backup e outras evidências podem ser utilizados para demonstrar o cumprimento das medidas previstas nesta Política.

17. Perguntas frequentes

Por que o Cartório precisa dos meus dados?

Porque muitos serviços cartorários dependem da identificação correta das pessoas, da análise de documentos, do cumprimento da lei e da preservação da segurança jurídica dos atos.

O Cartório pode pedir meu CPF, RG ou endereço?

Sim, quando essas informações forem necessárias para identificar a pessoa, praticar o ato solicitado, cumprir uma obrigação legal ou prevenir fraudes.

Meus dados podem aparecer em certidões ou registros?

Sim. Alguns dados integram atos registrais e notariais por exigência legal. A publicidade registral existe para garantir segurança jurídica, mas é aplicada conforme a lei e as normas da atividade.

Posso pedir a exclusão dos meus dados?

Você pode apresentar solicitação, mas a exclusão nem sempre será possível. Dados ligados a registros, matrículas, livros, títulos e documentos arquivados podem precisar ser conservados por obrigação legal.

Posso corrigir dados incorretos?

Sim, mas a forma de correção depende do tipo de informação. Quando o dado estiver em registro, matrícula, averbação ou documento arquivado, poderá ser necessário seguir procedimento legal específico.

O Cartório vende meus dados?

Não. O Cartório não comercializa dados pessoais e não utiliza informações registrais para marketing.

Com quem meus dados podem ser compartilhados?

Podem ser compartilhados com órgãos públicos, Poder Judiciário, Corregedorias, centrais eletrônicas, entidades autorizadas e fornecedores contratados, sempre quando houver finalidade legítima e base legal.

Como o Cartório protege os dados?

São adotados controles de acesso, sigilo funcional, backups, registros de auditoria, medidas de segurança em sistemas, orientação da equipe e procedimentos para resposta a incidentes.

Quem devo procurar para dúvidas sobre meus dados?

Você pode entrar em contato com o Encarregado pelo tratamento de dados pessoais pelo canal indicado nesta Política.

18. Canal de atendimento

Fale conosco: dúvidas, solicitações e manifestações sobre esta Política ou sobre o tratamento de dados pessoais podem ser direcionadas ao Encarregado pelo tratamento de dados pessoais, Victtor Vinicius de Souza Santana, pelo e-mail: dpo.victtor@santanaemarcolino.com.

19. Atualização desta Política

Esta Política poderá ser atualizada sempre que houver mudanças na legislação, nas normas do CNJ, nos serviços do Cartório, nos canais digitais ou nas medidas de segurança adotadas. A versão vigente ficará disponível ao público no website e, quando aplicável, também em meio físico na serventia.

Versão: 2.1

Data de atualização: 23/06/2026

Classificação da informação: Pública

Controlador: Titular responsável pela delegação da serventia,
no exercício da atividade típica registral e notarial